[ortu smipa] Pasar Ramadhan 2017 (PR17)

Pengantar: Tulisan ini dibuat sebagai informasi kegiatan disertai cerita kelahiran dan perjalanannya.

Sejarah Kelahiran Pasar Ramadhan (PR) Smipa, Latar Belakang, dan Tujuannya:
Di tahun 2008/2009 (?), bermula dari inisiatif dari beberapa orangtua untuk berbagi zakat ke masyarakat di lingkungan sekitar sekolah. Lalu di tahun berikutnya berkembang usulan orangtua untuk juga membuka kesempatan bagi seluruha orangtua Smipa yang mau menyumbang barang. Namun agar tidak berkesan sekadar bagi-bagi secara cuma-cuma, maka ditetapkan cara jual dengan harga (sangat) murah. Hasil terkumpul akan difungsikan sebagai dana sosial kemasyarakatan, misalnya jika ada bencana alam dll dapat disalurkan dalam nilai yang cukup berarti. Maka lahirlah Pasar Ramadhan saat ide ini secara resmi disampaikan oleh Pak Pasco yang mewakili kelompok orangtua pada saat itu, dan disetujui pihak sekolah untuk dijalankan dengan kesepakatan pengelolaan dan tanggungjawab kegiatan ada sepenuhnya pada orangtua.

Pengelolaan PR (garus besarnya merupakan hasil kesepakatan orangtua yang tergabung di ke panitiaan awal):
 Sedari awal memang tidak pernah ada kepengurusan dan pengaturan resmi; sifatnya guyub seketika begitu saja sejak pencetusan ide. Diawali dengan proses saling tunjuk untuk posisi koordinator, dan di tahun pertama dst memang akhirnya Pak Pasco voluntir. Pada perjalanannya kepanitiaan berganti orang dari tahun ke tahun. Tercatat beberapa nama dalam kepanitiaan: Nanan, Evi, Oki, Maurits, Jojo, dll.
 Pengelolaan kegiatan sepenuhnya ada pada orangtua mulai dari bangunan sistem dan pengelolaan persiapan sampai ke pelaksanaan. Sekolah s ifatnya membantu pengadaan tempat, waktu, dan tenaga.
Sistem keuangan dan penggunaan hasil uang yang terkumpul ditentukan oleh panitia orangtua. Pihak sekolah tidak ikut campur.
 Sistem penjualan: Masyarakat membeli kupon (bentuk uang-uangan plastik pecahan Rp2.000-Rp20.000), jika tidak habis terbelanjakan boleh ditukar uang kembali di penghujung acara.
Pada PR pertama pengumpulan sumbangan (baju bekas layak pakai) dilakukan dalam waktu yang sangat pendek (sekitar seminggu saja), namun di luar dugaan ternyata hasilnya lumayan banyak dan mendapat sambutan baik dari masyarakat sekitar! Selanjutnya setiap tahunnya PR diadakan; disampaikan bahwa masyarakat sekitar juga menanti-nanti karena cukup terbantu mendapatkan barang berkualitas baik untuk ber-Hari Raya.

Beberapa catatan selama proses PR dari tahun ke tahunnya:
1. Semakin kemari sumbangan agak berkurang karena suplai utama dari dua orangtua produsen/pemasok baju sudah berganti sistem pesanan sehingga tidak banyak sisa produksi. Faktor lain adalah tanggal penetapan PR dan waktu pengumpulan barang yang dinilai terlalu mepet.
2. Kualitas barang yang terkumpul juga bervariasi dari yang masih baru, sangat layak pakai, cukup layak pakai, sampai yang sebenarnya tidak layak pakai lagi (dalam prosesnya disortir dan dibuang). Parameter kelayakan ini sangat mencerminkan persepsi orangtua/keluarga Smipa tentang hakekat/spirit berbagi.
3. Semakin lama (meski tentu ada dinamika) semakin banyak orangtua, tim Kakak, dan anak-anak yang terlibat saat pelaksanaan, bahkan sempat berkembang diiringi bermain musik/nyanyi yang membangun suasana semakin asyik. Seusai kegiatan ditutup dengan panitia makan bersama atau bukber. Kedekatan antar orangtua sangat terasa.
4. Hal pengeluaran dana untuk konsumsi panitia sempat menjadi bahasan/pertanyaan di beberapa orangtua terkait proporsi layak yang boleh dikeluarkan dan harus disimpan sesuai tujuan pengadaan kegiatan. Sempat beredar juga tangkapan bahwa sekolah yang memegang dana hasil PR (padahal disimpan panitia orangtua). Ketiakjelasan yang menyebar lalu membangun persepsi negatif yang membuat beberapa orangtua lalu menjadi enggan terlibat/berpartisipasi. Para orangtua yang semula tergabung dalam kepanitiaan awal juga sebagian punya kesibukan lain sehingga tidak berkeleluasaan membantu lagi.
5. Menjelang PR 2017, mengenali animo yang terus menurun, pihak sekolah melalui WAG melontar apakah kegiatan ini mau dilanjutkan, dan direspon bahwa kegiatan PR ini perlu dan baik untuk dilanjutkan. Maka kepengurusan baru ditawarkan atas basis sukarela. Pak Arif mengajukan diri sebagai koordinator dan yang lain mau menjadi panitia (Maurits, Husen, Ani, Sekar, Pamela, Nina, dan Rani). Kak Lyn membantu proses transfer spirit, sejarah, dan cerita/informasi agar transisi kepengurusan berjalan baik. Tetap dipertahankan pengelolaan/kepenggurusan PR ada sepenuhnya pada komunitas orangtua dan sekolah mendukung pelaksanaan.

Berikut beberapa poin pengaturan yang dimatangkan dan dituliskan untuk tujuan kejelasan informasi:

Penetapan Hari-H (PR-17 ditetapkan 17 Juni 2017)
Idealnya sekitar 10 hari sebelum Hari Raya. Ditetapkan oleh Koordinator dan tim panitia.
Publikasi dilakukan untuk tujuan: penginformasian waktu kegiatan dan persiapan, ajakan partisipasi bagi anak/orangtua Smipa menyumbang barang dan ikut hadir meramaikan, informasi bagi warga sekitar untuk kesempatan berbelanja di Hari-H.

Sistem Kerja Kepanitiaan terdiri dari:
 Koordinator/Penanggungjawab utama
 PJ Seksi inti: Kumpul/Sortir, Kasir, Lapak/Penjualan
 serta PJ Seksi Pendukung: Publikasi, Logistik, Perparkiran dan Keamanan, Dokumentasi, dll.

Sistem Pengumpulan dan Sortir Barang:
 Upaya pengumpulan dilakukan lewat publikasi kegiatan dan ajakan mengumpulkan barang yang sudah terpakai lagi oleh anak dan keluarga tapi masih layak pakai. Semangat dan kesenangan berbagi menjadi sasaran karakter yang ditumbuhkan.
 Jenis barang: baju (anak, dewasa wanita, dan dewasa pria) dan barang lain (mainan, tas, sepatu, dll)
 Barang disortir per kelompok harga berdasarkan jenis dan tingkat kelayakan (baru/sangat layak dan layak). Barang yang tidak layak disisihkan dan dibuang.

Sistem Penjualan:
 Barang ditempatkan di lapak sesuai kelompok harga,lapak dijaga oleh orangtua atau anak Smipa.
 Sistem pembayaran: warga membeli uang kupon di awal, lalu berbelanja sesuai harga, sisa uang kupon yang tidak terbelanjakan di akhir kegiatan dapat ditukar uang kembali.
 Karena memang bukan keuntungan maksimal yang menjadi sasaran kegiatan, maka ada saatnya harga barang diturunkan agar sebanyak mungkin barang bisa habis terpindahtangankan. Ini juga biasanya jadi salah satu bagian keseruan acara.

Pencatatan, Penyimpanan, dan Penggunaan Dana
(ditetapkan panitia PR17 berdasarkanpengaturan yang dijalankan panitia PR sebelumnya):
 Hasil penjualan dicatat dan disimpan dalam satu rekening a/n panitia orangtua (Koordinator dan bendahara). Semua catatan pemasukan dan pengeluaran serta saldo PR dilaporkan oleh Koordinator kepada komunitas orangtua melalui WAG dalam waktu selambatnya seminggu setelah hari kegiatan.
 Dana digunakan untuk membiayai gerakan sosial/kemasyarakatan. Ajuan penggunaan boleh berasal dari semua orangtua, didiskusikan panitia, dan diputuskan Koordinator berdasarkan pakem/syarat pemanfaatan dana (catatan: konsultasi/komunikasi dengan pihak sekolah untuk hal pemastian keselarasan konsep dasarnya). Beberapa wacana sudah ada, namun masih perlu dimatangkan.
 Semua keperluan kegiatan PR (yang perlu dibeli) menjadi tanggungawab dan dibiayai kas PR. Pengeluaran untuk konsumsi panitia menjadi kebijakan Koordinator dan/atau kesepakatan panitia ortu (pengaturan bisa berbeda dari tahun ke tahun). Kecuali dinilai perlu adanya satu ketetapan terkait pengeluaran untuk panitia, maka dapat dirumuskan satu pengaturan/ketetapan yang mutlak harus diikuti oleh panitia dari waktu ke waktu.

Penutup dan ajakan:

Semoga Pasar Ramadhan tetap dapat berjalan baik ke depannya dan menjadi wadah bagi kita semua untuk memupuk semangat yang guyub antar keluarga besar Smipa, serta sekaligus juga menjadi forum untuk menjalin kebersamaan dengan warga sekitar.

Saat ada pertanyaan/pendapat/masukan/kritik sangat penting untuk disampaikan segera dan secara langsung kepada panitia ataupun pihak sekolah. Tentunya kegiatan ini akan senantiasa hadir dna berkembang sesuai tujuan dan niat baiknya.

Berikut beberapa dokumentasi foto PR yang lalu:

 

Salam Smipa 🙂
Dicatatkan oleh Kak Lyn (SPP-Relasi Ortu TP12) dari kumpulan/sinkronisasi penceritaan dari banyak sumber/pihak | Mei 2017

Tagged . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *